Personvernerklæring (Kristent Arbeid Blant Blinde og svaksynte – org 970897003)
Under beskrives vår håndtering av personopplysninger som samles inn for å utøve våre tjenester overfor medlemmer, givere, abonnenter og andre som har kontakt med KABB.
Overordnet ansvarlig for vår behandling av personopplysninger i organisasjonen er generalsekretær Øyvind Woie.
Personvernansvarlig: Inger Slang: inger.slang@kabb.no
Henvendelser for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til:
Kontorsekretær Heidi Stomberg: heidi.stomberg@kabb.no
Bibliotekleder Heidi Vestbye: heidi.vestbye@kabb.no
Medlemskap
Fra våre medlemmer innhenter vi navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-post adresse. Disse opplysningene er grunnlag for å rapportere antall medlemmer for å motta offentlig tilskudd til drift av organisasjonen. I tillegg trenger vi kontaktinformasjon på medlemmer for å kunne gi et tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til medlemskapet.
Når man melder seg inn i organisasjonen samtykker man til hvert enkelt område man tillater at organisasjonen bruker personopplysninger til; eksempelvis utsendelse av giver/medlemsblad, gavegiroer mm.
Som medlem vil du kunne motta nyhetsbrev, invitasjon til arrangementer mm dersom du ønsker det. Du kan reservere deg mot ulike typer henvendelser fra oss når som helst ved å ta kontakt med oss.
Ved avsluttet medlemskap slettes dine personopplysninger dersom du ikke selv ber om at opplysningene skal lagres lengre.
Dersom du ikke aktivt avslutter medlemskapet, beholder vi dine persondata i registeret inntil 5 år.
Givere
Fra våre givere innhenter vi navn, adresse, telefonnummer og e-post adresse. I tillegg trenger vi kontaktinformasjon på givere for å kunne gi et tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til deg som giver. Når man melder seg som giver til organisasjonens arbeid, samtykker man til hvert enkelt område man tillater at organisasjonen bruker personopplysninger til; eksempelvis utsendelse av giver/medlemsblad, gavegiroer mm.
Som giver vil du kunne motta nyhetsbrev, invitasjon til arrangementer mm dersom du ønsker det. Du kan reservere deg mot ulike typer henvendelser fra oss når som helst ved å ta kontakt med oss.
Dersom du ønsker skattefradrag for dine gaver (over 500 kr/år) må vi registrere personnummeret ditt. Dette er du selv ansvarlig for å gi oss, enten per telefon eller i lukket brev.
Når du selv aktivt avslutter ditt giverengasjement, vil dine personopplysninger bli fjernet dersom du ikke har registrert personnummer for skattefradrag. Dersom du har registrert personnummer for skattefradrag, vil oppføringen først bli slettet for godt etter at skatterapporteringen er gjort for påfølgende år.
Du vil ikke motta andre henvendelser enn de som gjelder skattefradrag for gavene du har gitt foregående år. Dersom du ber om umiddelbar fjerning fra våre registre, vil vi ikke kunne innrapportere skattefradraget.
Dersom du ikke aktivt avslutter giverforholdet, beholder vi dine persondata i henhold til regnskapsloven i minst 5 år etter sist innbetalte gave før dine data fjernes fra registeret.
E-post
Du kan sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Vi anbefaler derfor ikke å sende sensitivt innhold per e-post, som for eksempel personnummer. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter den straks.
Påmelding til arrangement eller kurs regnes normalt ikke som sensitivt innhold, og kan sendes per e-post.
Nyhetsbrev
Som medlem eller giver hos oss kan du melde deg på som mottaker av vårt nyhetsbrev. For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev må du registrere din e-post adresse hos oss. Denne lagres i en egen database, deles ikke med andre, og e-post adressen slettes når den ikke lengre er i bruk.
Nettside – sikkerhet og bruk av informasjonskapsler (cookies)
Nettstedet vårt bruker informasjonskapsler for å kartlegge besøkende og deres bruk. Dette gjør vi for å tilpasse og gjøre nettstedet vårt mest mulig relevant for våre besøkende. Informasjonskapslene inneholder ikke personopplysninger. Du kan selv forhindre at informasjonskapsler blir lagret på datamaskinen din ved å endre innstillinger i nettleseren.
Ved innmelding som medlem eller giver via nettsiden kobles du til en sikker nettside med et sikkerhetssertifikat (https) som krypterer dine data før videresending til oss.
Vi bruker analyseverktøy fra Google Analytics og Hotjar på vår nettside.
Ved å bruke våre nettsider samtykker du i bruken vår av informasjonskapsler («cookies»), og du samtykker i at Google Analytics sine retningslinjer for personvern også gjelder for denne behandlingen. Google Analytics er satt opp slik at IP-adressene kun behandles i anonymisert form. Analyseverktøyet Hotjar bruker en informasjonskapsel som sporer trafikken på vår nettside.
Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Vi bruker informasjonskapsler til å generere statistikk og til webanalyse for å tilrettelegge for best mulig funksjonalitet og brukeropplevelse på nettsidene.
De fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk godtar informasjonskapsler. Dersom du ikke godtar at det brukes informasjonskapsler, må du endre innstillingene i nettleseren din.
Hvis du deaktiverer informasjonskapsler vil det kunne føre til at funksjonaliteten på nettstedet begrenses. Du kan lese mer om informasjonskapsler på blant annet www.allaboutcookies.org og www.cookiepedia.co.uk.
Påmelding kurs og arrangementer
Via vår nettside og nyhetsbrev er det mulig å melde seg på kurs og arrangementer i KABBregi. I tilknytning til dette samler vi informasjon som navn og kontaktopplysninger i tillegg til allergier og behov for tilrettelegging. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet. Personopplysningene vil slettes etter endt arrangement. Arrangementsstedet kan motta lister over alle deltakere i forkant av arrangementet.
Klagemulighet
Dersom du mener vi har brutt ditt personvern, så ber vi deg kontakte oss på kabb@kabb.no
Dersom du mener at KABB ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, kan du også klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no
Hvilke opplysninger KABB har om personer i sine registre og hvordan de behandles
Opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen informasjon som kunden selv har gitt til KABB og som er relevant for en ansvarlig og god behandling, lagres trygt i KABBs adresseregister. Opplysningene samles ved innmelding, når vi møtes på arrangement, ved innbetaling av gaver, ved bestillinger i biblioteket osv. Grunnen til at opplysningene blir lagret, er at KABB skal kunne yte en så god service som mulig, kunne sende ut ulik informasjon og KABBs organisasjon og tilbud, så lenge kunden ønsker å motta dette.
Våre adresseregistre er ikke knyttet opp til andre system, med unntak av bibliotekets utlånssystem, som benytter samme database som NLB. Oppdatering av våre registre gjøres manuelt. Det innebærer at vi er avhengig av informasjon når det er adresseendringer eller andre nye opplysninger. Er det er usikkerhet om riktig adresse, blir dette sjekket manuelt opp via postens nettsider eller telefonkatalogen.
Det er kun 3 personer i KABBs administrasjon som har tilgang til adresseregistre og lagret informasjon. Vi leverer aldri ut informasjon til andre organisasjoner, firmaer eller personer, med unntak av:
- steder hvor KABB har arrangement, og arrangementsstedet krever å få adresselister på forhånd
- Departement som kan kreve å få lister med navn, adresse og fødselsdato for medlemmer for å kunne gi støtte til KABBs organisasjon
- Trykkeri som sender ut KABBs informasjonsblad KABBnytt etter tilsendt adresseliste
- Medlemmer i KABB kan få adresselister for å kunne finne kandidater til styreverv, lokalforeninger etc.
KABB behandler alle opplysninger i tråd med de regler for GDPR (The General Data Protection Regulation).
Alle registrerte i KABBs adresseregistre vil fortsatt få tilsendt aktuell informasjon i tråd med tidligere, om KABB ikke får beskjed om noe annet. Vi gjør hva vi kan for å svare på spørsmål til de som ønsker å vite mer om temaet. Ønskes mer eller mindre informasjon, – ta kontakt.
Overordnet ansvarlig for vår behandling av personopplysninger i organisasjonen er:
Generalsekretær Øyvind Woie
Personvernansvarlig:
Inger Slang: inger.slang@kabb.no
Henvendelser for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til
Kontorsekretær Heidi Stomberg:
heidi.stomberg@kabb.no
Bibliotekleder Heidi Vestbye:
heidi.vestbye@kabb.no
Kristent Arbeid Blant Blinde og svaksynte
Telefon 69816981
Epost: kabb@kabb.no
Adresse: Postboks 333, 1802 ASKIM
Endring i disse retningslinjer vil alltid være oppdatert på www.kabb.no
Hvorfor samler vi inn personopplysninger?
- Epostadresser: Dette er en god og rimelig måte å kommunisere med mange av giverne og medlemmer på. Vi anser at vi kan benytte epostadresser til medlemmer og givere til generell informasjon, og utsendelse av medlemskontingent.Givere og medlemmer har rett til å reservere seg mot kommunikasjon på epost. For utsendelse av nyhetsbrev benytter vi eget epostprogram, hvor mottakere har mulighet til avmelding på eget initiativ, bla ved en tydelig avmeldingsknapp i hvert nyhetsbrev.Medlemmer og givere settes opp som mottakere av nyhetsbrev ved oppstart, noe de får informasjon om ved innmelding.
- Navn: Nødvendig informasjon for å identifisere – giver – medlem – bruker – biblioteklåner –
- Adresse: Nødvendig info for utsendelser og identifisering
- Telefon: Ønsket informasjon for enklere å komme i kontakt ved behov for det.
- E-postadresse: Ønsket informasjon for god kommunikasjon med medlemmer og givere.
- Fødselsdato: nødvendig for å få støtte fra f.eks BufDir og ønsket info for differensiering av utsendelser, vedr arrangement, type utsendelser
- Personnummer: Nødvendig for skattefritak
- Innbetalingshistorikk: Lagres i økonomisystemet, nødvendig for oppfølging av giverne, totaltakk, skattefritak og historikk ved f.eks mottak av Arv.
- Annen info: Kommentarfelt i adresseregisteret – Nødvendig kommentar om familiemedlemskap, annen kontaktinfo
- KABB gir ikke info om personopplysninger videre til 3-part. Deltakerlister KAN videreleveres til f.eks til hoteller eller arrangementssteder i forkant av samlinger der arrangementsstedet krever det. I slike tilfeller orienteres deltakeren på forhånd om hva som opplyses.
Rutiner / sikkerhet for håndtering av personopplysninger
- Håndterer av dataene
I KABBs datasystemer benyttes sikre passord for autentisering, dette gir sikkerhet i forhold til innlogging fra uvedkommende. Følgende har tilgang til giver / medlemsregisteret i KABB pr 1. juli 2018: Inger Slang, Heidi Stomberg og Heidi Vestbye.Disse har tilgang til:
– all lagret informasjon om medlemmer, givere og kunder.
– kan hente ut rapporter og lister.
– har faste rutiner for hvordan lister på papir behandles og oppbevares/makuleres.
– har faste rutiner for hvordan opplysninger fjernes fra medlemsregisteretKun Inger Slang har tilgang til lønnssystemet for ansatte, innlesere og andre som mottar honorarer osv.
KABB har avtaler med leverandører for adresseregistre for sikring av dataene. All lagring foregår i eget datanettverk på huset.
- Dagens lovverk / bransjenorm
Vi forholder oss til bransjenormen for idelle organisasjoner, utarbeidet av Innsamlingsrådet.Epost – vi etterspør aldri personnummer på epost. Dersom noen sender inn epost med personnummer, håndterer vi denne, og sletter umiddelbart. Vi skal aldri benytte «til»-feltet eller cc-feltet når vi sender ut epost til mange adresser.
– Sletting av data så langt det er mulig – i tråd med lagring i forhold til regnskapsloven
– Vedlikehold av adresseregister skjer kun manuelt. Oppdatering av riktige adresser gjøres etter henvendelser fra brukeren/kunden, eller etter beskjed fra posten om feil adresse.
Det søkes da i postens registre og telefonkatalogen for å finne riktig adresse. - Informasjon om personvern til våre givere, medlemmer etc
Det foreligger en enkel / forenklet personvernerklæring på:
– Nettsider
– Nyhetsbrev
– Velkomstbrev etc - Hvordan få samtykke til registrering og henvendelser– Ved innmelding orienteres kunden/brukeren om KABBs GDPR-rutiner.
– Jevnlig kontakt med eksisterende kunder/brukere - Følgende sensitive persondata registreres eller behandles ikke i KABB:
Opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold eller medlemskap i fagforeninger. - Registrerte data om mindreårige
– All informasjon innhentes fra foresatte
– Bruk av bilder av barn skjer kun der KABB har fått tillatelse til bruk. - Data i flere land
Informasjon fra KABBs personregister behandles kun i Norge, internt i KABB, med unntak av når det skjer arrangement i andre land, hvor enkelte arrangører krever å få liste over deltakere på forhånd. - Rutiner ved interne brudd i behandling av personopplysninger
Ved interne brudd i behandling av personopplysninger skal dette tas opp med personvernansvarlig, som vurderer om dette skal rapporteres som avvik til Datatilsynet, eller om det håndteres internt.